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個人情報書類や機密文書の管理

仕事で触れる文書や書類の殆どは「社外秘」です。その中には企業の経営上秘密である物や、戦略上秘匿性の高いもの、また従業員の個人情報や顧客の個人情報などが含まれます。
日常業務において執務上使用している、秘密性の高い文書の管理は万全ですか?

機密文書管理の問題点

時々ニュースで目にする「秘密情報の流出」は、必ずしも悪意のある強盗やハッカーによって起こされているものばかりではありません。
「ついうっかり紛失した」「重要だとの認識が甘かった」という取り扱い上のコンプライアンスにも問題が潜んでいます。

秘密文書が特定されていない

「どれ」が「どの程度」の秘密なのかがハッキリしていないことが大問題なのです。

管理意識が低い

管理方法が人によって違ったり、複雑になりすぎたりしていると「めんどくさい」「分からない」という理由でうやむやになってしまっている事があります。
個人個人だけでなく、チームや部署、企業単位でも意識が低いと言わざるを得ません。

管理システムのルールがない

個々の従業員に任せきりで、文書管理のルールができていなければ機密情報を守ることは出来ません。
紙の書類だけでなく、電子化したものもあるでしょう。
いつでも誰でもアクセスできるという体制は、ルール作りから見直すべきです。

機密文書管理の解決策

秘密文書の特定と区分分け

何が秘密文書に当たるのかをリスト化し、誰が見ても分かりやすいように整理する必要があります。
同時に秘匿の度合いも区分し、アクセスできる権限は誰にあるのかまとめておきます。

取締役会 代表取締役社長 事業部門長 部門長 リーダー 一般
機密
極秘
部外秘 部門内のみ 部門内のみ 部門内のみ 部門内のみ
社外秘
No. 分類 文書 作成年月日 保存期限 保管部署 機密区分
001 定款 定款の制定書類 2010/01/05 永久 総務部 B-2
002 議事録 株主総会議事録 2010/01/05 永久 総務部 B-2 社外秘
003 契約書 ○○貸借契約書 2010/01/15 契約終了後10年 営業本部 C-1 部外秘

管理意識の共有

マニュアルを作成し、会議やミーティングで全社員に対して周知します。
管理者やアクセスの手順を分かりやすくすることで「めんどくさい」「分からない」をなくします。

管理のルールを確立する

機密文書には、それぞれのレベルに応じた色分けやステッカーなどで分け、保存場所を確立します。

紙文書の場合

・指定の部署の指定のキャビネットに入れる
・鍵をかけ、鍵の所在を明らかにする

電子文書の場合

・アクセス制限付きの共有フォルダに保存する
・読み取り専用とし、改ざんを防止する
・必要に応じてデジタル透かし情報を付加

紙の文書でも電子文書でも
【複製不可】【再配布不可】【回覧禁止】などの個別対応を付与します。

流出してからでは遅いのです。
社会的信頼を守り、顧客を守り、従業員を守ることを念頭に置きましょう。

ホームステージングがオススメです

ホームステージングは不動産の魅力を引き立て、お客様に物件の魅力を伝えるものです。ネットを中心に物件を選ぶようなことも多い中、ネットでの情報発信は写真で伝わる情報が重要です。実際にモデルルームに来られるお客様もインテリアや雑貨があるのと無いのとでは印象が断然に違います。「家具がついてて良かった!」とそのまま家具ごと購入される方も多いです。

ホームステージングを導入するには

不動産賃貸/不動産売買・販売・売却/リフォーム、いろんなシーンでホームステージングは活用できます。とても手間がかかるのでは・・・?と思われる方も多いですが、しっかりと実績のある会社に任せれば簡単に導入できます。

デザイナーズ家具のモダンでは、ホームステージングの導入のお手伝いをしております。まずはお気軽にお問いあわせいただければ、どのような提案をしてきたか、提案書のサンプルをお送りできます。ホームステージングには相性も大事ですので、お電話などでお話して好みやイメージなどをご相談いただくだけでも構いません。まずはお気軽にお問合せください。

ホームステージングのメイン対応地域

福岡県、山口県、佐賀県、熊本県、大分県を中心に近隣都道府県も対応しております。福岡県内に限らず、ホームステージングサービスについてご興味のある方はお気軽にお問い合わせください。

福岡県の市

対応している福岡県の市名です。

北九州市/福岡市/大牟田市/久留米市/直方市/飯塚市/田川市/柳川市/八女市/筑後市/大川市/行橋市/豊前市/中間市/小郡市/筑紫野市/春日市/大野城市/宗像市/太宰府市/古賀市/福津市/うきは市/宮若市/嘉麻市/朝倉市/みやま市/糸島市/那珂川市

福岡県の郡

対応している福岡県の郡名です。

糟屋郡:宇美町/篠栗町/志免町/須恵町/新宮町/久山町/粕屋町
遠賀郡:芦屋町/水巻町/岡垣町/遠賀町
鞍手郡:小竹町/鞍手町
嘉穂郡:桂川町
朝倉郡:筑前町/東峰村
三井郡:大刀洗町
三潴郡:大木町
八女郡:広川町
田川郡:香春町/添田町/糸田町/川崎町/大任町/赤村/福智町
京都郡:苅田町/みやこ町
築上郡:吉富町/上毛町/築上町

福岡県内を中心に広く対応しております。まずはお気軽にお問合せください。

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