オフィスの移転計画の作成
オフィス移転は大変な部分もあります。規模によっては検討開始からオフィス移転完了まで年単位の時間がかかることもあります。
出来るだけスムーズに移転を行うためには、手順やスケジュールを大まかに把握しておくことが大事です。
オフィス移転の目的と背景
経営側の戦略としてオフィスの移転を考えている場合には、業務の効率化を図る、ブランディングの確立を図る、企業の知名度を上げる、など具体的な目的を明らかにします。
現状把握
そのためには現在の状況を把握する必要があります。例えば「オフィスが手狭になってきた」という場合には、現状の利用面積を算出しより良い環境になる物件を探す必要があります。他にも「光熱費の下げたい」であれば空調システムはどの様な課金方法であるか事前に調べておきます。
移転後の効果予測
引越しすることが目的ではなく、引越しすることでより良い経営を運営していくのですから、改善されたらどう変わるかという予測をしておくことも重要です。働きやすいオフィス環境により、従業員のモチベーションが上がり生産性が向上する、交通の便が良くなり出張交通費の削減に成功する、付近の環境により知名度が上がる、といった定性的な効果や、賃料、出張費といった定量的な効果の両方の側面から予測します。
予算計画
移転に伴う引越し費用、新たに契約するオフィスの礼金敷金保証金、内装工事費用、現在事務所がある場合の原状回復工事費用、オフィス家具費用、新規什器設備費用、廃棄物の処理費用なども忘れてはいけません。
スケジュール
ざっくりと以下の4つの作業が同時に進行していくイメージです。
・現在のオフィスについての作業スケジュール
・新オフィスについての作業スケジュール
・内装業者、家具メーカー、什器メーカーの作業スケジュール
・施主と引越し業者間での作業スケジュール
これらはご自分で全て別の業者と打合せ、見積りを取る、というように進めていくと煩雑です。また個人で集められる物件情報なども限られています。
外部PM(プロジェクトマネジメント)を利用することでスムーズに作業が進み、有効な情報も得られるとお考えいただいて間違いありません。
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