オフィスでのルールは周知して初めて活きる
どんなに素晴らしいオフィスを作っても、うまく活用されなければ意味がありません。
例えば「部署間の風通しをよくし、活発な意見交換が出来るように」という「オフィスコンセプト」を決めて新しい事務所には広いオープンスペースを作ったとしましょう。この運用を開始しても「何のためのスペースなのか」が分からなければ、だれも使ってはくれません。勿体ないことです。
就業規則やオフィスの使い方などの会社のルールは、周知されて初めて活きるのです。
オフィスの使い方マニュアル
これを解決するために、オフィスの使い方マニュアルを作成します。 難しく考えることはありません。 「内容を簡単に、分かりやすい言葉で書く」ことを心がけます。また見やすい図解や、フローチャートなどで表現するのも良いでしょう。
オフィスの使い方説明会
出来上がったマニュアルを、全社員に伝えることが大切です。説明会を設けたり、朝礼で説明したり、就業時間中に読んでもらったりという地道な作業ですが、会社のルールとして周知徹底が大切です。
ルールを作り周知されれば万事うまくいくという訳ではありません。自然とオフィスの機能を活用するようになる「環境」や「仕掛け」も上手に組み合わせて、生産効率の良いオフィス作りをしましょう。
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