オフィスレイアウト変更の際の手順と費用

• 2018年2月22日
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オフィスレイアウトの変更手順と費用

オフィスレイアウト変更の際の手順

1)オフィスレイアウトの目的を決める
「スタッフが増えオフィスが手狭になった」
「フロア内でスタッフ同士が会議や打ち合わせをするスペースが欲しい」
オフィス移転やレイアウト変更を考えるのはこういった時だと思います。オフィスのレイアウトを変える時、どうしても最初にインテリア探しから始めてしまったり、レイアウトを決めたりしてしまいがちですが、まず初めにしなければならない大切なことがあります。それは「オフィスレイアウトを変える目的は何か？」「レイアウト変更する事で達成したいことは何か？」をしっかりと決めるということです。
まずは現状オフィスで問題となっていることを洗い出し、「目的を明確化」。達成後どのようにしたいか？というしっかりとしたビジョンを掲げることで、その後の作業がブレずに無駄なく進めていくことができるのです。逆に目的（ゴール）がないまま作業を進めてしまうと、考えが二転三転してしまい、労力や資金を無駄にしてしまうことにななります。
2)レイアウトの決定と利用業者の選定
目的が決まったらレイアウト変更のコンセプトを考えてレイアウトを決めていきましょう。例えば、「オフィス内のゾーニングがうまくいっていおらずコミュニケーションも取りづらい状況だから、明るく見通しの良いオフィスにしたい」という目的が決まれば「コミュニケーションの取りやすい開放的なオフィス」というコンセプトが考えられます。目的とコンセプトが固まったら実際にレイアウトを決めていきましょう。
レイアウトが決まったら、必要となる作業をリストアップしていきます。さらにリストから業者に頼まなければならないものを書き出し、それぞれのニーズに沿った業者の選定をしていきましょう。
例えば、執務室のレイアウトを変更する場合は、LANケーブルの設計から変更するなら通信業者、デスクの変更が必要になるならオフィス家具の専門業者と引越し業者、廃棄物の引き取りは廃棄業者、という具合です。特に指定業者がないのであれば、何社か候補をリストアップして見積もりを取りましょう。見落としがちですが見積もりの際は金額面だけでなく、その業者が「どんなサービスをしてくれるのか？」「どういうアフターフォローやオプションがあるのか」といった所にもしっかりと目を向けることが大切です。
3)タスクの洗い出し
レイアウトと利用業者が決まったら実施日までに必要となるタスクを洗い出します。タスクを洗い出せば、作業当日までの流れをつかめるので、直前になってやり残しが見つかり慌てて作業をするなんていうことも防ぐことができるのです。
・スケジュール調整
実施日までにしなければならない作業を考慮しながらスケジュールを調整していきます。思わぬ事態が起きて時間が取られてしまう事も考えられるので、ゆとりのあるスケジュールの計画を立てることが大切です。
・業者の決定
業者決めは非常に大切なので慎重に行います。業者情報をしっかりと調べて2~3社に見積もりをお願いしましょう。金額面だけで判断するのではなく、直接見積もりを取って、業者の雰囲気や詳細なサービス内容も確認しておくことが大切です。
・オフィスレイアウト変更の告知
オフィスレイアウト変更日時が確定したら、社内はもちろんのこと、取引先のお客様に告知をします。早めに知らせることで、打ち合わせや会議などの日程調整も余裕を持って対応できます。
・什器の運び出し
いよいよ什器の運び出しです。書類などもしっかりとダンボールに詰め、可能であれば別のフロアに移動します。別フロアに保管ができない場合はオフィスの隅にまとめて置いておくか一時的にトラックに保管をするという方法もあります。
・通信回線の移転
電話やパソコンなどの通信機器は一度全て取り外して移転させます。通信機器は非常にデリケートなので慎重に取り扱う必要があります。
・什器の搬入
この段階では詳細なリストを1つづつ確認しながら、業者とも打合せを交えながら、漏れがないか、無理がないか確認します。また購入品が多い場合は組み立て作業をするスペース確保も必要となりますので、スペースが確保できるかどうかも事前に確認しておくといいでしょう。
4)社内外との調整
社内のメンバーと協力しながら作業やスケジュールを調整していきます。同時に忘れてはならないのが社外への調整です。レイアウト変更の際は規模にもよりますが連絡がスムーズに取れなくなる可能性が十分に考えられます。顧客や取引先にレイアウト変更の旨を事前に知らせておき、大きな打ち合わせなどが予想される場合は余裕を持ったスケジュールで調整していきましょう。
5)作業当日の流れ
作業当日は大まかに着工→工事→工事完了→確認作業という流れになります。各業者と連携し、スケジュール通りスムーズに行われれば問題はありません。もし複数のオフィスが入っているビルであれば業者が作業前に隣接するオフィスへ挨拶へ行く場合がほとんどです。
6)確認
作業が完了したら、一つ一つ細かくチェックを行います。絶対に外せないチェック事項としては、
・傷・破損の有無
・物が全て揃っているか
・打ち合わせ通りのレイアウトになっているかどうか
この３つになります。チェック作業を一人でしてしまうと思わぬ不備や作業残しを見落としがちなので複数人で行いましょう。また、不備が見つかれば担当者や担当業者に速やかに改善を求めます。

オフィスレイアウト変更の際の費用

オフィス内の家具や什器の移動、間仕切りの変更程度のレイアウト変更であれば、費用は坪当たり10,000円～20,000円ほどと、通信回線のケーブル移動に凡その坪単価15,000円ほどを足せば、平均的な費用は割り出せるかと思います。それを念頭に利用業者数社から見積もりを取り、価格面で折り合うか、専門性が妥当かを判断すると良いでしょう。
その他必要となる費用としては
・ダンボールなどの梱包資材（450円〜950円/1個）
・廃棄費用（デスク一台3000円~）
・荷物を一時保管する場合はその車両費(3万円~)
などが挙げられます。

オフィスレイアウトの変更を業者に依頼する場合

オフィスレイアウトの変更を全て業者にお任せする場合、どういう基準で業者決定をすればいいでしょうか？オフィスレイアウト変更の業者はリフォーム専門会社を始め、規模の小さなレイアウト変更であればホームセンターや家電量販店も取り扱っているので、目的に見合った業者の選定を行なっていきましょう。
自分たちの要望にしっかりと耳を傾け的確な提案をしてくれるかも非常に重要なポイントになります。コスト面やレイアウト変更の目的・コンセプトの要望をきちんと聞いてくれる業者を選び、要望に対して的確なアドバイスや提案をしてくれる業者であれば「この事例だと価格をもう少し抑えたプランもありますよ」など直接コストダウンに繋がるような提案も得られるかもしれません。
まずは予算を決めて上記のポイントを参考にしながら候補を絞ります。候補が絞れたら直接会って見積もりを取り、自分たちの思い描くオフィスデザインと合致しゴールが達成できるかをしっかりと見極めることが重要なのです。

依頼のフロー

1)オフィスを利用する人数や坪数など基本情報、現在のオフィスの図面を送付
業者側はここの情報を元に打ち合わせの準備を始めるので具体的な数字や細かな情報を記載して送付します。
2)打合せ
レイアウト変更の目的(ゴール)やコンセプトをしっかりと伝え現状の問題点なども共有します。
3)業者からの提案
実績や経験から得られた知識を元に業者からの提案があります。ここで一度提案を持ち帰り、しっかりと社内で話し合いましょう。
4)打合せ
細かなプラン調整と実施プランの作成を打ち合わせを重ねて作成していきます。
5)施工
6)完成

オフィス内装工事にかかる費用

デスクを移動させるだけでなく、内装工事もする場合の平均的な相場としては10万円/坪～30万円/坪を目安にしてください。またデザイン会社に設計をお願いする場合はデザイン料として別におよそ5万円〜10万円がかかります。業者によっては100万円単位で金額に差が出てくるので複数社に見積もりをお願いし、しっかりと比較検討をする必要があります。

業者に依頼する利点

オフィスレイアウトの変更を業者に依頼するメリットは豊富な経験と実績から客観的な提案を受けることができ、内装工事、電話（LAN）回線・什器などの運び出しなどトータル的にサポートしてもらえるということです。オフィスレイアウトをトータルで請け負う業者に依頼するとコストがかさむ、というご意見をお持ちかも知れません。しかし最も重要である「目的を明確にして、これを達成するためのレイアウト変更」があるのであれば、専門業者を利用するメリットは大きいです。専門業者は豊富な知識と経験からアドバイスやコンサルティングができます。

業者の選定や選ぶ際のポイント

・事例の多い業者を選ぶ
オフィスレイアウト変更の実績が豊富な業者を選びましょう。一般住宅などの実績は多いけど、オフィスでの実績がないという場合もあるので注意が必要です。
・自社と同業の事例を確認してみる
業者によって得意な分野とそうでない分野があります。自分たちがこれから行うレイアウト変更の工事と同規模か、もしくはそれ以上の実績があるかどうかをしっかりと確認します。
・適切で丁寧な対応の業者を選ぶ
自分たちの思いや目的をきちんと理解し、親身になって相談に乗ってくれる業者かどうかは見積もりを出してもらう時に直接話し、相性なども含めトータルで判断します。
・アフターフォローが充実しているか確認する
作業終了後のフォロー体制がどうなっているかは事前にヒアリングを行い、より充実している業者を選びましょう。
・何かあった時にすぐに来てもらえる距離にあるか
予期せぬことが起こった時など、すぐに駆けつけてもらうことができるのでオフィスから近い業者を選ぶことも大切です。打合せをしたり、見積りを取ったり、良いレイアウトを提案してもらったりする中で、施主の話をよく聞いてくれるか、その上で最良の提案や代替案を出してくれるのか、よく注意してみてください。