オフィス移転で気になる「引越し工程」「費用」など法人向けにポイントを押さえて解説します！

• 2018年3月27日
• ブログ, オフィス移転のマニュアル, 法人様向け, 法人様向けオフィスデザイン

会社の規模が大きくなったとき、又は会社の規模が縮小したとき、オフィスの移転が必要になります。会社の規模だけではありません。

最近は、経費削減のためや、環境整備のために、オフィスの引っ越しを行う企業も増えています。では、実際にもしあなたが企業の経営者で、オフィスを引っ越そうと考えた場合、あるいは、あなたがオフィスの引越し担当者に任命された場合、オフィスの移転について、どのような考えを持ち、具体的にどのように進めていけばいいのでしょうか。

オフィス移転に関する専門の業者やサービスは、様々なものが存在し、それぞれ費用が違います。
どういったものを選び、どういったものを省けばよいのでしょうか。また、オフィスを移転するということは様々な手続きが必要になります。公的な手続きもあれば社内的な手続きも必要です。

それらを全て、引っ越し当日トラブルが起きないように進めるためには、しっかりとした工程をあらかじめ立て準備をしておかなければなりません。

こうして羅列すると、たくさんしなければならないことがあるように感じてしまうと思いますが、整理すれば大丈夫です。
ここでは引越しまでの準備や、工程・費用・業者などについて解説していきます。

オフィスの移転の作業工程

 

まずはオフィスを移転するまでの作業工程を順番に見ていきましょう。

何のためにオフィスを引っ越しするのかという根本的な部分をはっきりさせるところから、引越し業者の選び方や、工程表の作り方、オフィスの引越しに関する手続きや、引っ越し当日どのような作業すればいいのかなどオフィスの移転計画開始から移転完了まで必要な作業工程をもれなくお伝えしていきます。

オフィスの移転と言われても右も左もわからないといった方でも大丈夫です。まずはここを読んで全体像を把握しましょう。

オフィス引越し準備編

 

オフィスの移転は、非常に大きなプロジェクトです。それによって大きな利益が上がるわけではありませんが、その後の会社の運営に大きく関わってきます。

そのため、「ただの引越し」と思わずに、会社の将来を担う一大プロジェクトだと認識を改める必要があります。

そして、プロジェクトを開始するまでには様々な準備が必要になります。まず大前提として考えなければいけないのは、「なぜオフィスを移転するのか」ということです。

特に、あなたが会社からオフィス移転の担当者として任命されたという場合、つい「オフィスの移転」が目的になってしまい、そもそも「何のためにオフィスを移転するのか」という本来の目的を見失ってしまうことがあります。

事業の拡大なのか、社内の風通しを良くするためなのか、経費を削減するためなのか、何らかの課題を解決するためなのか、元々移転プロジェクトが動き出すきっかけとなった目的を明確化しましょう。それによって、移転した後のオフィスのレイアウトなども大きく変わってきます。

目的が明確化できたら、次はオフィス移転の担当者を選出しましょう。移転担当者は、出来るだけ人望があり、その人がお願いしたら、社内の人はだいたい聞いてくれるという立場にある人が良いでしょう。

あなたが選出された側なのであれば、オフィスの引越しに関して積極的に手伝ってくれそうな人を探しておきましょう。オフィスの引っ越しは1人では不可能です。会社の周りの皆さんの協力があって初めてできることなので、プロジェクトが開始された段階から協力体制作りを始めておく必要があります。

10人から20人規模のオフィスの引越しであれば担当者は1名でも周りの人に手伝ってもらうことで進めることが可能ですが、30名を超える規模の事業所が移転するとなると、担当者が1名では移転は難しくなります。プロジェクトチームを編成しなければいけません。

プロジェクトチームが編成できたら、最初に決めた目的を共有し、その目的に基づいて最適化された移転後のレイアウトを作成、そして現在会社で保有しているオフィス家具の数やサイズなどを確認し、不要なものと新たに必要になるもの洗い出しましょう。

オフィス引越し業者選定編

 

オフィスの移転のために必要な準備が整ったら、次はオフィス移転業者の選定を行います。オフィスの引越しの場合、個人宅の引越しのように引越し会社にお願いすればすべてOK というわけではありません。

むしろ、それはオフィスの引越しのほんの一部分です。その他にも様々なオフィス移転専門の業者に依頼を出さなければならなくなります。どのような業者に依頼を出すかは最初に決めた目的によって大きく変わってきます。

例えば、社内環境を整えるために引越しをするのであれば、OA 機器のメーカーや電機メーカーに相談し、ネットワーク回線やパソコン環境などをよりよいものにしてもらわなければいけません。

移転先の物件が決まっておらず、経費削減のために家賃の安いところに引越しをしたいのであれば、不動産会社に相談しなければいけません。

社内の風通しを良くして、効率的なレイアウトにしたいのであれば内装デザインの事務所や建築設計事務所に相談する必要があります。

企業のイメージ戦略の一つとして会社の場所を移転するのであれば、デベロッパに相談しなければいけません。

そもそもの目的の部分によって、相談する業者が大きく変わってくるのです。
中には、パソコン関係の知識を持っている社員の方がいれば、業者に頼まなくとも移転に関係するパソコンや電話回線などといった電気機器の接続をすべて自社で行うこともできます。会社がトラックなど保有しているのであれば、引越し業者に依頼は出さず、オフィス家具も含めて全ての引っ越しを社員でしてしまう会社もあります。

経費を考えた時にそれが一番安上がりにはなるのですが、それをしてしまうと、その日1日、あるいは2日や3日に渡って会社全体の業務がストップしてしまいます。そのときに失う利益を考えると、全て業者に任せた方が最終的には安くつくという考え方もあります。

また、引越しの本来の目的を考えたときに達成しなければならない最低限のラインに届くクオリティーにしなければいけません。もし自分たちの力だけでそれが不可能だというのであれば、やはり専門家であるオフィス移転業者に依頼を出し、相談してみるのが良いでしょう。

オフィス引越し工程表作成編

 

依頼する業者が決まったら、移転の内容や条件を伝え、見積もりを出してもらいましょう。
その見積もりに書かれた作業日程をベースにしてオフィス移転のための工程表を作成します。
頭の中だけで移転の計画を立ててしまうと、必ずどこかで狂いが生じます。そのため、紙に書き出す形でも良いですし、Excelデータで作成する形でも良いので、必ず目に見える形の工程表を作成しましょう。そうすれば、プロジェクトチームで流れを共有することもできますし、社内の人への協力も仰ぎやすくなります。また、事業所の責任者に「今引っ越しの件はどうなってる？」と聞かれた際にも、すぐにその工程表出して答えることができます。

工程表の作り方は、横軸を時間にし、縦軸を作業項目とするチェックリスト形式の一覧表がよいでしょう。横軸の一番左が現在、一番右が移転完了日とします。縦軸は上が先にしなければいけないことで、下に行くほど後々必要になってくるものだとします。

例えば、縦軸の一番上を「移転の目的把握」とした場合、横軸の最も左の部分に目的把握や共有に必要な期間だけ「←→」マークを引き、それが終了したら「移転の目的把握」のチェックボックスにチェックを入れます。

上から順番にチェックをしていき、一番下の項目までチェックがもれなくつけば、無事に引っ越しが完了するという仕組みです。それぞれの作業予定期間の横軸に「←→」マークを付けておけば、その行程表とその時の日程を照らし合わせた際に、今何をしなければいけないのかがはっきりとわかるはずです。

具体的な項目については、企業ごとに少しずつ変わってくると思いますので、一概には言えませんが、大まかなグループ分けとしては、まず最初に必要なのが「オフィスビル選び」のグループになるでしょう。このグループに属する項目としては、「物件調査」や、「新しいオフィスに関する元社員の要望を聞き出す」「現在のオフィスビルに対する解約予告通知」などがあてはまります。

次に考えられるグループは、「設計・移転管理」です。このグループに属する項目は「社内レイアウトの決定」「家具のレイアウト決定」「座席表の決定」「新規購入家具の決定」などです。

次に考えられるグループは、「業者との打ち合わせ・契約」です。

工程表を作り始めた段階で、このあたりまでは終わっている可能性があります。このグループに属する具体的な内容は「内装工事」「セキリティ工事」「電気工事」「LAN線・電話回線工事」などです。

次に考えられるグループは「移転作業」です。
このグループに属する具体的な内容は「オフィス家具の解体」「OA システムの移設」「ダンボールへの箱詰め」などです。この行程表に従ってもれなく準備をしていけば、オフィスの移転がスムーズにいくでしょう。

オフィス引越し手続き編

 

オフィスを移転するためには、様々な事務的な手続きも必要になります。まず、必ずしておかなければいけないのは関係する官庁への届出です。

法務局や税務署、都道府県税務署、社会保険事務所、公共職業安定所、労働基準監督署、消防署、郵便局、電話回線会社など様々な場所に事業所の移転を届け出なければいけません。

また、会社で社用車を保有している場合には、警察署に車庫証明も提出しなければならなくなります。

多くの届け出は変更があった直後に提出する形のものになりますので、オフィスの移転で慌ただしくなる前に提出の準備だけはしておくようにしましょう。
また、郵便局と電話回線会社の2つは事務所の移転が確定した段階ですぐに届け出をしなければいけませんので注意が必要です。

特に、電話回線の移転については移転先の場所によっては電話番号を変更せざるを得ない可能性があるので、NTTに確認する必要があります。

電話番号が変更ということになると、これまで関わりのあった全てのビジネスパートナーに「電話番号が変わる」ということを明確に伝えなければなりません。FAX やハガキを1枚送っただけでは、トラブルになる可能性があるので、一件一件担当者が電話して、新しい電話番号を伝えなければならないでしょう。

その連絡の指揮を執るのは、オフィス移転の担当者であるあなたです。

また、会社名が印刷された封筒や名刺なども、会社の住所が変わることによって、すべて刷新されます。

現在使用されている旧住所の名刺や封筒を無駄なく使いきれるように新たな発注を止めるということ、そして、新たな移転先の住所が書かれた名刺や封筒を準備しておき、移転直後からすぐに使用できるようにしておくことが必要です。

その他にも、会社が発行する見積書や請求書などのフォーマットも全て住所変更をしておかなければなりません。また、コピー機やファックス機、電話機などでリース契約をしている際は、リース会社にも事務所の移転の件を連絡しなければなりません。
リース契約を継続するのかどうかもその連絡の範囲に入ってきます。

インターネット契約をしている場合、インターネット関連の引越し手続きも必要になります。

これらの事務手続きは、目に見えない部分が多いので抜けてしまっても、ほとんどの社員は気づくことすらできません。担当者がしっかりと気づき、もれなく行わなければなりません。

例えば、郵便局への転居届を出し忘れてしまえば、それだけで古い住所に届いた荷物が一切転送されず、お客さんとのすれ違いを生むきっかけとなってしまいます。

オフィス引越し本番編

 

ここまでの様々な事務手続きや、関連する業者との打ち合わせを終えたら、いよいよ実際にオフィス引越し本番に入ります。まず事前にしておかなければならないのは、オフィス家具の解体や、小物類のダンボールへの梱包作業です。できるだけコンパクトにまとめるようにしましょう。

パソコンなどを箱に詰める際には、仕事上の重要なデータも入っている可能性があるので、壊れないようにしっかり緩衝材を入れて固定しておきましょう。

梱包の際に重要になるのは、そのダンボールに入っているものが移転前はどのフロアに存在し、移転後はどのフロアに行く予定なのかということを書いてラベルに貼っておくということです。例えば、「移転前：3階会議室→移転後：2階営業フロア」などです。

引越し業者さんにお願いする場合は、その移転後の項目に書かれたフロアに全てのダンボールを運んでもらうようにします。そして、もし何らかの業務上必要なものがなくなっているということに気づいた場合は、それが元あったフロアが移転前の項目に書かれているダンボールを探せば良いのです。

そして、移転先の電源や電話の配線工事はあらかじめすべて終了させておくようにしましょう。そして、コンセントやLANケーブルなど配線関係は引越し前日までに済ませておくと当日がスムーズに行きます。

近年、多くの事業所で取り入れられている、上げ底タイプのブロックを床に敷き詰め、その床下を電源コードやLANケーブル・電話ケーブルなどが這うような形の床下配線システムが便利なのでお勧めです。

ただし、床下配線システムを利用する場合、一度定着した後のレイアウト変更が非常に面倒なので、流動的なレイアウトにするのではなく、練られたレイアウトにする必要があります。配線自体も、コードの長さや数をしっかり計算して行わなければいけませんので、事前の準備やシミュレーションが大切になります。

引越し当日まで、漏れや抜けがないか何度も確認するようにしましょう。
引越し当日は、基本的には専門的なことはすべて業者さんがやってくれますので、業者さんに聞かれたことに答え、打ち合わせ通りに進んでいるか管理をしながら様子を見てきます。

会社のスタッフの人達も参加すると思いますので、それぞれの役割分担をしっかりと行い、スムーズに移転作業が完了できるようにしましょう。業者に依頼していない場合、オフィス家具の解体や組み立て、パーテーションによる間仕切りなどは自分たちで行わなければならないかもしれません。

引越し当日というとバタバタするイメージがあるかもしれませんが、それまでの準備がしっかりできていれば、引越し当日のトラブルは少なくて済むはずです。

オフィスの移転にかかる費用相場

 

オフィスの移転には、予想以上に多くの金額が必要になります。個人宅の引っ越しをイメージしていると驚く人も多いかもしれません。

引越しするための運搬費用だけではなく、他のオフィス家具の組み立てや廃棄処分にもお金がかかりますし、新しい事務所の工事にもお金がかかります。
そして、古いオフィスを現状回復するための工事にも費用がかかります。引越しにまつわるありとあらゆる部分でお金が必要になるため、社員規模がそこまで大きくない事務所の引っ越しだったとしても、数百万円単位でお金が必要になります。

オフィス引越しの運搬費用相場

 

オフィス移転専門の業者に引越しの依頼をする場合、荷物の運搬だけでもかなりの費用がかかります。

一般的には、引越しを行う会社の社員数×2万円が相場だといわれています。つまり、従業員10名のオフィスであれば20万円、従業員50名のオフィスであれば100万円必要になるということです。ただしこれはあくまでも平均的な金額の算出方法です。

当然のことですが、元のオフィスと移転先のオフィスの距離が遠くなれば遠くなるほど費用は上がりますし、荷物の量が多くなれば多くなるほど費用は上がります。

非常に大きな金額の契約になりますので、複数の業者さんに見積もりの依頼に来てもらう必要があります。
「複数の業者に見積もりを提示してもらい、一番安かった所にする」とハッキリと伝えましょう。

業者の中には「今契約を決めてくれたら安くできる」など、他社の見積もりが来る前に契約を済ませてしまおうとしてくるところもありますが、そこはお断りし、しっかりと依頼をした全業者の見積りを一度並べて、プロジェクトチームで相談をした上で決めるようにしましょう。

オフィス家具の組み立て廃棄

 

オフィス家具の組み立ては、引越し業者のプランに入っている場合と入っていない場合があります。また、組み立てをプランの中に入れると金額が上がるケースもあるので、オフィス家具の組み立ては会社のスタッフが行うというやり方もあります。

基本的にオフィス家具はそこまで難しい構造はしていないので、解体を自分たちで行えば、組み立ても自分たちで行う事はそこまで難しくないでしょう。オフィスで使用している棚やテーブルなどは、基本的に「産業廃棄物」に分類されます。移転先で必要のない家具が、処分しなければなりませんが、それにはお金がかかります。

不用品回収業者に回収してもらう場合も、各自治体のルールにのっとって処分する場合も、どちらもお金がかかってしまいます。もし損傷がなく年式も新しい家具が廃棄するグループの中に入っていた場合、リサイクルショップなどに買取に出すということも考えてみると良いでしょう。

オフィス内装工事

 

引越しの費用よりも高くついてしまう可能性が高いのが、オフィスの内装工事費用です。

オフィスビルのワンフロアは、内装工事を何も行わなければただ単に広いだけのスペースです。パーテーションを入れたり、ガラススリットを入れたり、ドアを取り付けたりと、様々な工事を行う必要があります。

また、消防法によってはスプリンクラーを設置しなければならなかったり、見た目にこだわる場合は壁にビニールクロスを張らなければいけなかったり、細かいところで本当にたくさんのお金が必要になります。

オフィスの場合は、飲食店などに比べると内装工事費は安く済みますが、それでも坪単価10万円から30万円程度の費用は覚悟しなければいけません。

オフィス電気通信工事

 

移転先のオフィスで使用する電気関係の工事も当然のことながら費用が必要になります。

新たにコンセントを取り付ける場合は、コンセントの配線費、コンセントの取り付け費で電源1つあたり1万円以上は確実に必要になります。

その他にも、照明器具の取り付け費用や、スイッチの取り付け費用、場合によってはブレーカーを増設する費用なども必要になります。
このあたりは業者さんとの打ち合わせの内容と、交渉の内容によってどれだけ費用を抑えることができるかは変わってきますが、せっかくオフィスを移転するのであれば、少々の工事費用をケチって不便な思いはしたくないですよね。

移転先のオフィスで将来的に人が増えた場合なども想定し、電源の数やスイッチの数などは多めにしておいた方が良いでしょう。

また使用する電力量も現状よりも多めに見積もっておいたほうが、将来的に困ることがなくなります。事務所の移転など大掛かりな工事の場合は、電源の増設一つ当たりの単価も少なくて済みますが、後日単体で電源の増設などを行うと、どうしても単価は高くなってしまいます。

せっかくなら移転の際にまとめて行ってしまいましょう。

オフィス電話LANなど通信工事

 

電話配線やLAN配線などのインフラはオフィスの生命線です。どちらかでも不安定な状態にあると会社にとって致命的なダメージを受ける可能性があります。この部分は費用が高額になりますが、投資が必要なポイントです。

LAN ポートは従業員1人当たり2つずつ必要になり、1ポート増設するあたりの費用は約4万円です。そのように考えていくと、従業員1名に対し、8万円もの通信工事費用がかかってきます。

従業員数30名の会社であれば240万円です。オフィスの移転にこういったオフィスの環境改善という目的があるのであれば、この部分に投資を惜しんではいけません。1人1台のパソコンがないのであれば、移転を機に購入し、導入するのも良いかもしれません。

オフィス現状回復工事

 

オフィスの引越しは、引越しが終わったら終了というわけではありません。移転前の、もともと働いていたオフィスを元に戻さなければいけません。

その際に必要となる工事を原状回復工事と呼びます。
そのような、工事を専門にしている業者もたくさんありますので、複数の業者から見積もりを取ると良いでしょう。

値引き交渉も含めると、最終的に坪単価は3万円から12万円程度になると言われています。できれば、図面だけを見て出された見積もりではなく、担当者が実際に現場を視察して出された具体的な項目と数値の示された見積もりである方が望ましいです。

料金交渉の際に、細かい見積もりがあると1つ1つポイントを突っ込んでいけるので、交渉がしやすくなります。

例えば、壁の一部分が汚れている際に、見積もりでは壁の全面張替えをする予定にされていることがあります。
これは過剰な修繕になりますので、部分的な張替えに変更し、料金を減らしてもらうことができるのです。

オフィス引っ越し業者の選び方

 

ここまでで、オフィスの引越しに関する流れや費用の説明は終わりです。
そろそろ、実際にオフィスの移転に関して、どのような引越し業者を選べばいいかというポイントが気になってきたのではないでしょうか。そこで、ここではオフィス引越し業者の選び方をご説明させて頂きます。

オフィス引越し業者は2種類ある

まず、オフィスの引越し業者と一言で言っても、実は2つの種類が存在します。1つが、一般的に想像されるような荷物の運搬を請け負ってくれる引越し業者です。

そしてもう1つはプロダクトマネジメントを行ってくれる業者です。PM（プロダクトマネジメント）業者とも呼ばれます。

今回の記事では、オフィスの移転に関する様々な手続きや作業を紹介してきました。
これらをすべて1人の担当者が自分の力だけで行うのは、かなりの労力が必要になります。プロダクトマネジメントを行ってくれるPM業者は、事務所の移転に関わる様々な手続きを統括して行ってくれます。PM業者を利用することによって、PM業者へ支払う費用が発生してきますが、担当者の負担は大きく減り、素人目線ではなく、プロの目線で移転先のオフィス設計をすることができるようになります。

PM業者は4つの種類が存在します。

1つ目が家具メーカー主体のPM業者です。家具やオフィス環境に関するノウハウを持っています。

2つめが設計事務所主体のPM業者です。オフィスの設計や施工分野のノウハウを持っています。

3つ目が、オフィスゼネコン主体のPM業者です。大手のビルに移転する場合、このゼネコン主体のPM業者に発注することが前提とされるケースが多いです。

4つ目が仲介を主体としたPM業者です。純粋に様々な引越しに関する業者とオフィス移転担当者の仲介を果たし、サポートしてくれます。

PM業者を利用するか利用しないかはその会社次第ですが、30名以上の規模のオフィスの引越しをする場合は、PM業者を利用する方が、かえって費用の軽減にもなるので、時間もお金も節約できます。

オフィスのデザインから引越しまで対応するThird Place Design Project

3rd place plessのThird Place Design Project(サードプレイスデザインプロジェクト)は、オフィスの移転をトータルでサポートする。PM業者の1つです。数あるPM業者の中でも、「人という経営資源を生かすためのオフィス環境づくり」を重視している、デザイン重視の会社です。その会社の要望に応じて様々なオフィスをデザインしてくれます。

例えば、社員の集中力を向上させたいという会社には、ブースタイプのデスクをデザインすることで、目の前の作業に集中して取り組める環境を作ったり、コミュニケーションを促進させたいという会社には、一人一人に机を与えず、フリーアドレスタイプのデスクにすることで、創造的な会話を誘発する環境を作ったりしてきました。

その他にも、企業のビジョンを理解し、ブランド構築のためにオフィスデザインやカラーリングを行ってくれたり、とにかく企業の要望を聞いた上で、デザインから引越しまでトータルでコーディネートしてくれるPM業者です。

3rd place pless