引っ越し計画準備
引越し作業リスト
大きなプロジェクトであるオフィスの引越を、ミスなく混乱なく成功させるためには、煩雑な作業をリスト化してスケジュールを組んで行くと良いでしょう。
移転日の確定
現在のオフィスが、どのような契約になっているのかを調べておく必要があります。 「退去から○○月前までに家主や管理会社に知らせること」という内容が必ず書かれているはずです。
同様に「スケルトン返し」「原状復帰」「償却費用○○か月分」なども確認しておきます。 そして作業内容から無理のない日程で移転日を設定します。規模にもよりますが、6ヶ月を目安に立案するところからのスケジュールを一覧にしてみました。
オフィスの引越業務リストとスケジュール
6か月前
・現在のオフィスの解約条件の確認、退去予告
・移転計画の立案
・プロジェクトマネジメント業者選定
・新オフィスビルの選定
4~5か月前
・オフィス設計の相談
・内装、レイアウト検討
・什器、オフィス家具のチェック
・内装業者見積
3か月前
・各業者との打ち合わせ
→引越し、運送業者
→内装業者
→電話、インターネット工事業者
→電気工事関連
→リース機器業者
2か月前
・什器発注
・取引銀行への届出
・社内向け移転マニュアル作成
・取引先への挨拶
・各種工事開始
1か月前
・各種工事開始
・物品リスト作成
・社内向け移転打合せ
・住所変更可必要なものを確認
→ウェブサイト
→印鑑ゴム印類
→名刺
→封筒、伝票、社員証など
→不用品の把握
1週間前
・書類整理
・新規備品什器搬入、設置
・社内向け最終説明
当日~翌日
・搬出、搬入
・書類整理
・関係官庁への届出
立案から実際の移転までに時間がなく、慌ててしまって失敗することも多いですから、余裕を持ったスケジュールを組めるよう心がけましょう。