取引先への住所変更の連絡、移転ハガキの書き方
オフィスの移転が決定したら、すぐに考えなければいけないことのひとつに「移転の案内状」があります。
普段からお世話になっている取引先や、顧客の方々へ送ります。
オフィス移転の案内を送るタイミング
先方が請求書を送ったり、重要な書類を送ったりする際に、「古い住所に送ってしまった」という事のないよう、移転の挨拶状は、移転の1ヶ月～2週間前には相手に届くように送るようにしましょう。
オフィス移転の案内はハガキ？メール？
一般的には先方の代表宛てにハガキで送ることが多いでしょう。
同時に各担当者から、取引先相手側担当者にメールでお知らせをしておくと、間違いや手違いなどが減らせます。
オフィス移転案内文の事例
ハガキの場合
案内状、挨拶状の基本的な書き方は
1：タイトル
「本社移転のご案内」など移転のお知らせであることを分かりやすく記載します。
2：前書き
本題に入る前の、季節的な挨拶や日頃のご愛顧への感謝は短くまとめます。
3：本題
移転する旨と「新住所」「いつから」「電話番号の変更の有り無し」など簡潔にお知らせします。
4：締め括り
簡単な今後の抱負や、変わらぬご愛顧のお願いなどで締めくくります。
【例文】
本社移転のご案内
謹啓 ○○の候 貴社ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます
平素は格別のお引き立てを賜り 誠に有難うございますさて このたび平成〇〇年○○月○○日より左記の住所へ移転する運びとなりました社員一同 心新たに一丸となり専心努力いたしますので
倍旧のお引き立てを賜りますようお願い申し上げますまずは略儀ながら書中にてご挨拶申し上げます
謹言
平成〇〇年○○月吉日
新住所
〒〇〇〇ー〇〇〇〇
福岡県福津市○○ △丁目△△ー△電話 ○○ー〇〇〇〇ー〇〇〇〇
尚 電話番号に変更はございません
株式会社◆◆
代表取締役 ■■ ■■
メールの場合
メールの場合はハガキや手紙と違って、季節の挨拶を使用しないことが一般的です。
担当者間での関係性を大切に、堅苦しくなりすぎない程度の文面にすると良いでしょう。
【例文】
| △△株式会社 営業第二課 部長 ○○ ○○様いつもお世話になっております。株式会社◆◆ 営業部の□□です。このたび弊社は、平成〇〇年○○月○○日より下記住所へ移転することになりました。 移転後も変わらぬご支援・ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。 新住所 電話 ○○ー〇〇〇〇ー〇〇〇〇 宜しくお願い致します。 ――――――――― |
書面中にアクセスマップを入れることができれば、更に丁寧な印象になります。
オフィス移転時には様々な業務があり、大変な作業でもありますが、社員全員が気持ちを新たにする良い機会です。また日頃からお世話になっている取引先やお客様への感謝を伝えるチャンスでもあります。
間違いがないよう、送り先は慎重にリストアップしておきましょう。
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遠賀郡：芦屋町／水巻町／岡垣町／遠賀町
鞍手郡：小竹町／鞍手町
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朝倉郡：筑前町／東峰村
三井郡：大刀洗町
三潴郡：大木町
八女郡：広川町
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